CUSTODIA DE DOCUMENTOS

On 7 febrero, 2013 by atrmast2io

En la mayoría de los casos en los que el cargo de Administrador lo ejerce persona ajena a la Comunidad, éste se encarga también de la Secretaría.

Una de las obligaciones del Secretario de la Comunidad es la custodia de todos sus documentos, conservándolos y poniéndolos a disposición de cualquier propietario que quiera consultarlos.    

Por tanto, el Administrador-Secretario tiene que conservar y custodiar, así como  facilitar al propietario que lo solicite, cualquier documento relativo a su comunidad.  Aquí ha de imperar  el sentido común ya que quizá no se pueda entregar la documentación de forma inmediata. Debe existir un plazo razonable para ello.

Hay que indicar que a los propietarios se le podrá mostrar los documentos originales, pero éstos no podrán salir nunca del despacho del Secretario. Y si el propietario quiere tener en posesión estos documentos tendrá que ser a través de una copia.

La documentación custodiada por el Secretario no es de su propiedad. Aunque, a veces, así lo pareciera por las trabas que ponen a cualquier propietario para acceder a algún  documento relativo a su comunidad.

Esta obligación de custodia lo es por un periodo de cinco años. Es decir, que todos los documentos de la comunidad de vecinos deben conservarse durante cinco años. Por lo tanto no se tiene obligación de conservar documentos con una antigüedad superior.

El Secretario debe conservar la documentación hasta que es cesado,  o dimite  en el cargo, según el caso.  En ese momento debe hacerle entrega de dicha documentación al nuevo Secretario o al Presidente. Esto, que en un principio parece tan sencillo, en la práctica no lo es tanto, ocasionando problemas en el funcionamiento habitual y normal de la comunidad en cuestión. Cuando el traspaso de la documentación no se efectúa podemos recurrir a la vía judicial. En este caso, como la cuestión puede tardar en resolverse, no queda otra opción que iniciar las gestiones como si la comunidad fuese nueva. Solicitando un duplicado del CIF en Hacienda, y un nuevo libro de actas diligenciado en el Registro de la propiedad como las primeras gestiones a realizar.

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